Chaque organisation cherche à éviter les associations avec des parties non-autorisées dans toutes ses activités, qu’il s’agisse de ses transactions ou de sa chaîne d’approvisionnement.
Pourtant, dans le monde imprévisible d’aujourd’hui, chaque relation commerciale peut comporter des risques cachés susceptibles de placer les organisations du mauvais côté de la barrière réglementaire.
De nombreuses entreprises ont externalisé la processus de filtrage des parties non-autorisées à des cabinets de conseil ou à des cabinets d’avocats, mais est-ce la bonne approche ? Quand une entreprise devrait-elle envisager d’investir dans une technologie de conformité ? Thomas Lobert, consultant en solutions chez Descartes Systems Group, se penche sur ces questions.
Les entreprises sont tenues de se conformer à diverses réglementations en matière de commerce international et de contrôle des exportations afin d’opérer de manière légale, éthique et responsable sur le marché mondial.
Par exemple, les États-Unis disposent d’une réglementation rigoureuse en matière de contrôle des exportations, administrée par plusieurs agences, dont le ministère du commerce, le ministère des affaires étrangères et le ministère des finances. Toutes ces mesures visent à empêcher le transfert non autorisé de technologies, de biens et de services sensibles susceptibles de nuire à la sécurité nationale ou aux intérêts de la politique étrangère.
Le filtrage des parties non-autorisées, également appelé filtrage des parties restreintes, aide les entreprises à se conformer à ces réglementations en les empêchant d’effectuer des transactions commerciales avec des personnes, des organisations ou des pays figurant sur les listes de parties refusées. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des sanctions sévères, des amendes ou, dans le pire des cas, des poursuites pénales.
Avantages et inconvénients de l’externalisation de la conformité, du filtrage et de la diligence raisonnable
L’externalisation offre la souplesse nécessaire pour répondre aux exigences fluctuantes en matière de conformité. Cette flexibilité permet aux entreprises de s’adapter à l’évolution des réglementations et des conditions commerciales sans avoir à se restructurer en interne. En outre, l’externalisation auprès d’un cabinet de conseil ou d’un cabinet juridique peut s’avérer rentable pendant ces périodes de pointe, en évitant aux entreprises les frais généraux liés au développement d’une équipe interne chargée de la conformité, ce qui peut s’avérer particulièrement bénéfique pour les petites entreprises.
Cependant, l’externalisation a également des implications financières potentielles en fonction de l’étendue des services, du volume des transactions et des accords contractuels, et les coûts peuvent rapidement s’accumuler si l’on tient compte des frais juridiques et de conseil à l’heure. Il y a également des problèmes de sécurité des données, puisque des informations sensibles sont partagées avec un tiers. Les entreprises doivent s’assurer que leurs partenaires d’externalisation ont mis en place des mesures solides de protection des données. Il convient également de noter que l’externalisation peut entraîner des problèmes de dépendance, avec des retards potentiels et des difficultés de communication.
Et si vous avez déjà externalisé des questions de conformité, vous savez par expérience que le cabinet juridique ou de conseil ne vous donne jamais une réponse en blanc. La responsabilité de la décision finale incombe à l’entreprise.
Les cabinets d’avocats ou de consultants mettent à disposition leur expertise et leurs services pour aider votre entreprise à se conformer aux réglementations en vigueur. Toutefois, en cas d’infraction, votre entreprise reste généralement tenue pour responsable par les organismes de réglementation. En effet, il est du devoir de votre entreprise de veiller à ce que toutes les transactions et activités commerciales soient conformes aux lois et réglementations en vigueur, quels que soient les services tiers utilisés. Par conséquent, il est nécessaire de disposer en interne d’un certain niveau d’expertise en matière de conformité.
Avantages et inconvénients de l’utilisation d’un logiciel de conformité pour vos activités de conformité, de filtrage et de diligence raisonnable
L’investissement dans des solutions logicielles, telles que le logiciel Denied Party Screening de Descartes Systems, peut permettre aux entreprises de faire face à la complexité croissante engendrée par l’instabilité géopolitique, les tensions commerciales et les perturbations de la chaîne d’approvisionnement. Ce type de logiciel centralise et rationalise le processus de filtrage dans les différentes fonctions de l’entreprise, réduisant ainsi le risque de perturbations. Le fait de disposer de sa propre équipe de conformité peut transformer cette fonction commerciale d’un centre de coûts en un créateur de valeur, en aidant l’entreprise à identifier de nouveaux marchés et à réduire le risque d’interagir avec une partie non-autorisée. Toutefois, l’adoption de solutions logicielles n’est pas sans poser de problèmes. Il peut nécessiter une certaine expertise technique pour une mise en œuvre et une utilisation efficaces. Il peut y avoir des limitations basées sur les données d’entrée, et la qualité de la sortie dépendra fortement de la qualité des données d’entrée.
| Externalisation vers des cabinets juridiques/conseils | Utilisation d’un logiciel de conformité (par exemple, Descartes DPS) | |
| Avantages | 1. Flexibilité pour répondre à des exigences de conformité fluctuantes 2. S’adapter à l’évolution de la réglementation 3. Rentable pour les petites entreprises | 1. Processus de sélection centralisé et cohérent 2. Peut suivre l’évolution des réglementations au niveau mondial 3. Rentabilité à long terme avec des volumes de transactions élevés 4. Transformez votre fonction commerciale de centre de coûts en créateur de valeur 5. La responsabilité de toute violation de la conformité incombe toujours à votre entreprise 6. Disponibilité ad hoc et facilité de récupération des pistes d’audit |
| Inconvénients | 1. Implications financières potentielles en fonction de l’étendue des services 2. Préoccupations en matière de sécurité des données 3. Questions de dépendance 4. Solution évolutive 5. La responsabilité ultime de l’entreprise impose des capacités de conformité de base | 1. Comme pour tout logiciel, il y a une courbe d’apprentissage/une formation est nécessaire 2. La qualité des résultats dépend de la qualité des données d’entrée 3. Limites potentielles basées sur les données fournies |
Évaluation des options de filtrage des parties refusées
Après avoir pesé le pour et le contre des deux options, il apparaît clairement que le bon choix peut varier en fonction des besoins et des ressources spécifiques de chaque entreprise. Certains trouveront peut-être que le contrôle et les possibilités qu’offre un système intégré fourni par un fournisseur de gestion des risques tiers leur conviennent mieux. D’autres, en revanche, préféreront l’attention personnelle et les services plus étendus qu’offre l’externalisation auprès d’un cabinet juridique ou d’un cabinet de conseil.
Lors de l’évaluation des solutions logicielles, les entreprises doivent tenir compte de la facilité d’utilisation, de l’intégration avec les systèmes existants, des mises à jour et de l’assistance à la clientèle. Il convient également de procéder à une analyse approfondie des coûts et des avantages, en tenant compte des coûts à court et à long terme, des économies potentielles et de l’impact financier de la non-conformité. Notre guide de l’acheteur peut vous aider.
