Combien coûte une solution de filtrage des parties non-autorisées ?

Par Jackson Wood, directeur de la stratégie industrielle, Global Trade Intelligence, Descartes Systems Group

« Combien ça coûte ? » est la première question que les gens posent en général lorsqu’ils achètent quelque chose.

Il n’est donc pas surprenant d’apprendre que le prix figure également en tête de liste des questions posées par les entreprises à la recherche de solutions logicielles de filtrage des tiers.

Outre l’importance de la planification budgétaire, c’est l’un des principaux moyens dont disposent les entreprises pour évaluer la valeur, les caractéristiques et les fonctions, et comment une solution de filtrage pour les parties non-autorisées se compare à ses concurrents. C’est aussi la méthode qui permet de déterminer ce qui, sur la liste de contrôle, est essentiel pour l’instant et ce qui peut être mis sur une liste de souhaits à traiter plus tard afin de suivre le rythme de la croissance et de l’expansion futures de l’entreprise.

Il existe une série de facteurs qui influencent l’investissement d’unesolution logicielle de filtrage des tiers non-autorisées, comme le nombre d’utilisateurs, les listes de sanctions à filtrer et les options de déploiement / de mise en œuvre. Le nombre d’entités qui doivent être contrôlées sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle est également un facteur important.

La gamme descoût d’une solution de filtrage des tiers non-autorisées commence à quelques milliers de dollars par an pour une mise en œuvre de base couvrant de petits volumes de filtrage et un seul utilisateur. À l’autre extrémité du spectre, le prix annuel des outils de conformité peut atteindre 100 000 dollars ou plus pour les solutions d’entreprise qui sont généralement déployées par des sociétés régionales ou mondiales composées de plusieurs unités commerciales réparties dans des régions géographiques distinctes, avec des centaines d’utilisateurs gérant d’importants volumes de filtrage qui sont potentiellement intégrés dans plusieurs systèmes d’entreprise. Cependant, un client typique qui examine 50 000 entités devrait prévoir un budget d’environ 20 000 $ par an pour une solution de filtrage pour les parties non-autorisées.

Pour les entreprises dont les volumes de filtrage sont extrêmement faibles (environ un ou deux par mois), il peut être judicieux d’essayer les sites gratuits. Mais ces services n’offrent que les versions les plus simples de ceux fournis par les vendeurs de solutions. Si vous optez pour cette solution, veillez à choisir des sites officiels et gouvernementaux.

Cela dit, nous allons maintenant décomposer l’investissement en ses principales composantes, en fournissant un guide sur les considérations qui influencent comment unlogiciel d’examen des sanctions est tarifés.

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Les 10 principaux facteurs qui déterminent la tarification dessolutions logicielles pour le filtrage des parties non-autorisées

UN : Vous recherchez un filtrager manuel / ad hoc en ligne ?

Ce que c’est: Il s’agit de l’offre la plus basique que les entreprises peuvent choisir auprès de n’importe quel fournisseur. Comme son nom l’indique, il est possible de filtrer des entités sur plusieurs listes de sanctions de manière manuel / ad hocsur un site en ligne desolution de filtrage pour les parties non-autorisées.

Pourquoi c’est important :Ce niveau d’accès convient mieux aux entreprises qui en sont au premier stade de la conformité à l’exportation ou dont les volumes de contrôle hebdomadaires ou mensuels sont faibles, ce qui, d’un point de vue opérationnel, se traduit par quelques contrôles par semaine.

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DEUX : Combien d’utilisateurs devront accéder à la solution logicielle de filtrage des tiers non-autorisées?

Ce que c’est: C’est le nombre d’utilisateurs nécessaires pour effectuer efficacement les opérations de conformité afin de minimiser les risques et de rester du bon côté de la loi. Le nombre dépendra de la taille et du volume de vos opérations. Le plus petit consiste en un setup avec un seul utilisateur, tandis que les plus grands sont des déploiements au niveau de l’entreprise couvrant plusieurs centaines à des dizaines de milliers d’utilisateurs. La base typique, cependant, va de cinq ou dix à une centaine de personnes.

Pourquoi c’est important : Connaître le nombre exact d’utilisateurs de l’applicationlogiciel d’examen des sanctions contribuera à maximiser la rentabilité en termes d’optimisation de la couverture de la conformité tout au long de la chaîne de valeur. En outre, comme la conformité doit être considérée comme un effort à l’échelle de l’organisation, il est important de planifier en conséquence pour les utilisateurs de plusieurs départements, notamment la chaîne d’approvisionnement et la logistique, la conformité en matière d’exportation et d’importation, le service juridique, les ressources humaines, l’administration, les achats, les ventes et le marketing.

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TROIS : Quelles sont les listes de sanctions dont vous devez tenir compte ?

Ce que c’est: Il existe des centaines de listes, non seulement aux États-Unis mais dans le monde entier, sans parler de celles tenues par des organismes mondiaux tels que les Nations unies, la Banque mondiale, Interpol et bien d’autres encore. Le choix des listes de parties non-autorisées à filtrer dépend du champ d’activité de votre entreprise. Par exemple, si vous êtes un fabricant basé aux États-Unis et que vous faites du commerce international, il est logique de vérifier les listes de sanctions de l’État, du Commerce et du Trésor américains (OFAC), mais pas la liste de la General Services Administration (GSA), à moins que vous ne soyez également impliqué dans des contrats avec le gouvernement fédéral.

Pourquoi c’est important : Savoir exactement quelles listes s’appliquent à votre entreprise permet de maintenir un niveau élevé de conformité, de réduire l’impact des faux positifs et de fournir une vue d’ensemble des entités que vous devez filtrer, tout en conservant les coûts de la solution de filtrage des parties non-autorisées sous contrôle.

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QUATRE : Le processus de résolution des problèmes et d’escalade est-il important pour vous ?

Ce que c’est: Votre activité de filtrage a donc abouti à une correspondance positive. Que faites-vous maintenant ? C’est là qu’un flux de travail joue un rôle essentiel en fournissant des étapes en ligne qui vous permettent d’enquêter facilement, de clarifier et d’annoter, ou d’escalader des correspondances potentiels ou des signaux d’alerte au responsable de la conformité de l’entreprise ou au conseiller juridique.

Pourquoi c’est important : les outils de conformité robustes comprendront un tableau de bord permettant d’accroître la visibilité et le contrôle des activités de conformité. Plus important encore, cela permet une résolution plus rapide des correspondances potentielles, ce qui accélère les processus de gestion des risques, notamment les ventes, la saisie des commandes, l’expédition, l’approvisionnement et l’embauche. Cette capacité est intéressante pour les utilisateurs avancés en matière de conformité, ou pour les opérations à fort volume et géographiquement dispersées, où le suivi centralisé et cohérent des résultats est plus difficile.

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CINQ : Comment l’audit et l’historique peuvent-ils aider votre fonction de conformité ?

Ce que c’est : Il s’agit d’une piste d’audit des activités de contrôle automatiquement enregistrée dans un environnement sécurisé et inviolable.

Pourquoi c’est important: Il est essentiel de disposer de cette capacité pour prouver la diligence raisonnable en cas d’audit gouvernemental ou interne, ce qui est plus probable qu’improbable dans le monde d’aujourd’hui. Les registres provenant des leaders de l’industrie des logiciels de conformité comprennent l’identité de l’auteur de la recherche, le moment où elle a été effectuée, le terme de recherche et les paramètres utilisés, ainsi que les résultats eux-mêmes.

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SIX : Devriez-vous ajouter le filtrage par lots ?

Ce que c’est: L’utilité du filtrage par lots réside dans sa capacité à nettoyer une base de données des volumes de parties non-autorisées en une seule fois. La meilleure pratique consiste à couvrir en permanence tous les membres d’une organisation, y compris les acheteurs, les revendeurs, les fournisseurs, les sous-traitants, les employés, les nouvelles recrues et les sous-traitants.

Pourquoi c’est important :Cette fonction des logiciels d’examen des sanctions est particulièrement utile pour les entreprises qui en sont à la phase de démarrage de leur parcours de conformité, ou dont le processus comprend des analyses périodiques, ou dans des cas exceptionnels tels que le contrôle des personnes et des partenaires de la chaîne commerciale d’une cible de fusions et d’acquisitions.

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SEPT : Souhaitez-vous procéder à un refiltrage quotidien automatisé ?

Ce que c’est: Le re-filtrage automatisé / filtrage dynamique est le processus de re-filtrer automatiquement et quotidiennement des entités de votre sphère d’activité contre les ajouts aux listes de surveillance officielles des parties non-autorisées. Le terme « quotidien » est le point à noter car certains fournisseurs procèdent à des vérifications périodiques, ce qui n’est pas assez rapide pour éviter une violation des sanctions. Lors de la sélection d’un logiciel de conformité il est essentiel de comprendre les capacités et le champ d’application de lasolution de filtrage pour les parties non-autorisées. Comme il s’agit d’un système automatisé, la fréquence recommandée pour le dépistage dynamique doit être quotidienne.

Pourquoi c’est important: Le filtrage dynamique permet aux organisations de suivre les changements apportés aux listes de filtrage presque en temps réel, alors que le filtrage périodique par lots serait jugé insuffisant. Par exemple, cela permet aux organisations d’être alertées de l’ajout récent à une liste de surveillance de clients ayant déjà fait l’objet d’un contrôle et d’une autorisation. Parmi les autres exemples, citons les environnements de transactions à haut volume, tels que le commerce électronique et les banques, ainsi que les services de vente qui cherchent à éliminer les opportunités douteuses le plus tôt possible afin de pouvoir consacrer leur temps et leur énergie aux opportunités légitimes et d’accroître ainsi l’efficacité et la rapidité des ventes.

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HUIT : Quand faut-il penser au filtrage intégré ?

Ce que c’est : C’est ici quele filtrage des parties non-autorisées est intégré directement dans votre système de gestion. . Les outils robuste de conformité doit pouvoir s’intégrer à presque tous les systèmes, qu’il s’agisse d’un progiciel de gestion intégré (PGI/ERP), d’un système de gestion de la relation client (GRC/CRM) ou d’un système existant.

Pourquoi c’est important: Cette option est intéressante pour les entreprises à fort volume dont l’objectif de conformité est d’effectuer des contrôles cohérents et fiables, quel que soit le nombre de transactions quotidiennes. Des services intégrés très performants de solutions de filtrage des tiers non autorisées seront rentables et rapides à déployer. Le filtrage intégré améliore considérablement la productivité, mais à condition que les données soient correctement structurées.

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NEUF : Quelle est l’importance support clients pour votre succès ?

Ce que c’est :Les fournisseurs réputés de solutions de filtrage des parties non-autorisées disposent d’équipes d’assistance à la clientèle réactives pour vous aider à tirer le meilleur parti de votreoutils de conformité.

Pourquoi c’est important: Les fournisseurs leaders du secteur auront une part importante de leurs équipes basées dans le monde entier, en particulier en Amérique du Nord, au Royaume-Uni et dans l’Union européenne. Les plus fiables d’entre eux comprendront également votre activité et vous conseilleront sur les listes de sanctions à déployer et sur les stratégies permettant de réduire les faux positifs. Ils fourniront en outre un accès illimité au service clients et aux responsables de la réussite, ainsi qu’une formation illimitée incluse dans la tarification globale de la solution logiciel de filtrage des parties non-autorisées.

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DIX : Avez-vous besoin d’une solution mobile de filtrage des parties non-autorisées ?

Ce que c’est: Les obligations de conformité ne s’arrêtent pas lorsque vous quittez votre bureau. . Un logiciel robuste de filtrage des sanctions comprendra une option conçue spécifiquement pour les appareils mobiles, fonctionnant sur les principales plateformes, tout simplement parce que nous vivons et travaillons dans un environnement « mobile first ».

Pourquoi c’est important : Cette fonction s’avère très utile pour filtrer les opportunités commerciales potentielles lors de conférences ou de voyages à l’étranger, ou pour effectuer des filtrage manuel / ad hoc aux points d’expédition du fret et dans les entrepôts.

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Scénarios de tarification pour les solutions de filtrage des parties non-autorisées

Si votre organisation est constituée d’un seul utilisateur et que le volume de dépistage est limité, vous aurez besoin d’un dépistage en ligne. Pour vérifier l’ensemble de votre base de données de contacts, vous devez également procéder à un filtrage par lots. Et pour être sûr de ne pas rater les correspondances d’une entitée que vous avez déjà examinée et autorisée, vous devrez également procéder à un nouvel examen périodique par la suite. Enfin, des fonctionnalités d’audit et d’historique permettent de prouver votre diligence raisonable en matière de conformité. Le prix de départ typique d’une solution logiciel de contrôle des tiers non-autoriséesavec ces caractéristiques serait de l’ordre de quelques milliers de dollars par an.

Pour les déploiements à grande échelle, couvrant des centaines d’utilisateurs, plusieurs sociétés, unités commerciales, divisions et régions géographiques, des solutions au niveau de l’entreprise sont nécessaires, pour lesquelles les prix de l’outil de filtrage commenceraient à environ 100 000 $.

Quelques moyens de gérer l’investissement requis pour une solution de filtrage des sanctions comprend la sélection de fournisseurs qui proposent une formation gratuite et illimitée, des formules de base riches en fonctionnalités, des options de déploiement flexibles qui peuvent s’intégrer dans les systèmes et les processus d’entreprise existants, et un service clients réactif pour vous aider à tirer le meilleur parti de votreoutil de conformité.. Mais pour vous assurer que vous ne payez pas trop cher, passez en revue les 10 lignes directrices de tarification d’une solution de filtrage des parties non-autoriséesmentionnées ci-dessus.

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Outils de recherche gratuits par le gouvernement américain pour des volumes de filtrage extrêmement faibles

Comme indiqué précédemment, vous pouvez facilement trouver des sites gouvernementaux gratuits et y accéder pour effectuer un contrôle des parties non-autorisées. Il s’agit par exemple de ceux gérés par l’Office of Foreign Assets Control (OFAC) du département du Trésor, à https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/ ou du Commerce Department’s Consolidated List Screening (CLS) à https://2016.export.gov/ecr/eg_main_023148.asp.

Le seul et unique avantage est que c’est gratuit. Il s’agit d’une excellente option pour ceux qui cherchent une formation rapide alors qu’ils se lancent pour la première fois dans le filtrage de listes de surveillance, ou pour ceux dont le volume de filtrage est vraiment limité à un ou deux filtrage par mois.

D’un autre côté, il y a plus d’un inconvénient, en particulier lorsque les volumes de contrôle d’une organisation sont plus élevés. Les principaux inconvénients de ces outils gratuits sont qu’ils sont manuels et qu’ils ne disposent pas de fonctionnalités de filtrage par lots ou intégrées. Il n’est pas possible d’effectuer simultanément des contrôles sur plusieurs groupes de listes provenant de différents départements gouvernementaux ou juridictions – par exemple, avec les sites fournis ci-dessus, vous devriez aller sur le site du Commerce et y effectuer des contrôles, puis répéter l’exercice sur le site de l’OFAC. Bien qu’il y ait des conseils sur ce qu’il faut faire en cas de correspondance positive, il n’y a que peu ou pas d’autre soutien. Et vous devez mettre en place vos propres pistes d’audit.

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Retour sur investissement en matière de conformité

Le respect des exigences réglementaires n’est pas négociable, mais cela ne signifie pas que les règles relatives au retour sur investissement ne peuvent pas être appliquées. Comparé au prix d’un logiciel de filtrage des sanctions, le coût de la non-conformité est beaucoup plus élevé et, dans le climat réglementaire actuel, les risques d’application de sanctions sont importants. L’impact d’une violation de la conformité va au-delà de la sanction pécuniaire – qui peut s’élever à des millions – et inclut les coûts cachés liés à l’atteinte à la réputation, à l’interruption des activités et à la perte de revenus.

Ce que tous les vendeurs réputéde solution de filtrage des parties non-autorisées ont en commun est le fait que les bonsoutils de conformité combinés à un contenu adéquat en vaudra plusieurs fois le coût. En effet, le simple fait d’assurer une conformité continue vous permet de vous concentrer sur vos missions principales sans vous soucier des problèmes juridiques.

En d’autres termes, un respect rigoureux des règles est un facteur de croissance pour les entreprises. Elle ouvre la porte à de nouveaux marchés, augmente la vitesse des ventes, facilite la livraison des produits et des services dans les délais impartis, contribue à la satisfaction des clients et, en fin de compte, stimule les résultats.

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Comment Descartes peut aider

Descartes propose une série de solutions logicielles de filtrage des parties refusées de premier ordre qui aide les organisations du monde entier à respecter les normes les plus strictes en matière de conformité à l’exportation tout en réduisant le risque d’impact négatif sur les résultats. Nos solutions faciles à mettre en œuvre et basées sur le cloud améliorent l’efficacité des équipes de conformité et renforcent les processus de gouvernance, de risque et de diligence raisonnable de l’organisation. Grâce à une technologie avancée,les algorithmes de recherche de Descartes réduisent les faux positifs et fournir une visibilité et une méthodologie de contrôle sur les éléments prioritaires dans un format de flux de travail centralisé avec une piste d’audit générée automatiquement. Notre logiciel de conformité offre des performances supérieures en matière de filtrage des sanctions à un prix exceptionnel.

Mais ne nous croyez pas sur parole, voyez plutôtce que les utilisateurs disent de nos solutions. Pour plus d’informations, y compris une démonstration et un essai, me contacter directement ouNous contacter.