Jedes Unternehmen ist bestrebt, keine Beziehungen zu verweigerten Parteien einzugehen, sei es bei Transaktionen oder innerhalb der Lieferkette.
In der heutigen unvorhersehbaren Welt kann jedoch jede Geschäftsbeziehung versteckte Risiken bergen, die Unternehmen auf die falsche Seite der rechtlichen Kluft bringen können.
Viele Unternehmen haben den Prozess der Überprüfung von verweigerten Parteien an Beratungsunternehmen oder Anwaltskanzleien ausgelagert, aber ist das der richtige Ansatz? Wann sollte ein Unternehmen stattdessen in Compliance-Technologie investieren? Thomas Lobert, Lösungsberater bei Descartes Systems Group, denkt über diese Fragen nach.
Unternehmen müssen verschiedene internationale Handelsbestimmungen und Exportkontrollgesetze einhalten, um auf dem globalen Markt legal, ethisch und verantwortungsbewusst zu agieren.
So verfügen die USA beispielsweise über strenge Ausfuhrkontrollvorschriften, die von mehreren Behörden, darunter das Handelsministerium, das Außenministerium und das Finanzministerium, verwaltet werden. Sie alle zielen darauf ab, den unbefugten Transfer sensibler Technologien, Waren und Dienstleistungen zu verhindern, die der nationalen Sicherheit oder außenpolitischen Interessen schaden könnten.
Das Denied Party Screening, auch bekannt als Restricted Party Screening, unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung dieser Vorschriften, indem es sie daran hindert, Geschäfte mit Personen, Organisationen oder Ländern zu tätigen, die auf den Denied Party Listen aufgeführt sind. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu schweren Strafen, Bußgeldern und im schlimmsten Fall zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.
Vor- und Nachteile des Outsourcings von Compliance, Screening und Due Diligence
Outsourcing bietet Flexibilität bei der Erfüllung schwankender Compliance-Anforderungen. Diese Flexibilität hilft den Unternehmen, sich an veränderte Vorschriften und Geschäftsbedingungen anzupassen, ohne intern umstrukturieren zu müssen. Darüber hinaus kann die Auslagerung an ein Beratungsunternehmen oder eine Anwaltskanzlei in solchen Spitzenzeiten kosteneffizient sein und den Unternehmen die Gemeinkosten für den Aufbau eines eigenen Compliance-Teams ersparen, was insbesondere für kleinere Unternehmen von Vorteil sein kann.
Je nach Umfang der Dienstleistungen, des Transaktionsvolumens und der vertraglichen Vereinbarungen hat das Outsourcing jedoch auch potenzielle finanzielle Auswirkungen, und die Kosten können sich schnell summieren, wenn man die Rechts- und Beratungskosten pro Stunde berücksichtigt. Es gibt auch Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit, da sensible Informationen an Dritte weitergegeben werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Outsourcing-Partner über solide Datenschutzmaßnahmen verfügen. Zu beachten ist auch, dass die Auslagerung zu Abhängigkeitsproblemen mit möglichen Verzögerungen und Kommunikationsschwierigkeiten führen kann.
Und wenn Sie schon einmal Fragen zur Einhaltung von Vorschriften ausgelagert haben, wissen Sie aus Erfahrung, dass die Anwaltskanzlei oder das Beratungsunternehmen Ihnen niemals einen Blankoscheck ausstellt. Die letztendliche Entscheidungsverantwortung liegt beim Unternehmen.
Anwaltskanzleien oder Beratungsunternehmen stellen ihr Fachwissen und ihre Dienstleistungen zur Verfügung, um Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der geltenden Vorschriften zu unterstützen. However, if a violation occurs, your company would generally still be held accountable by the regulatory bodies. Schließlich ist es die Pflicht Ihres Unternehmens, dafür zu sorgen, dass alle Transaktionen und Geschäftstätigkeiten mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen, unabhängig von den in Anspruch genommenen Dienstleistungen Dritter. Folglich muss ein gewisses Maß an Fachwissen über die Einhaltung der Vorschriften im Unternehmen vorhanden sein.
Vor- und Nachteile des Einsatzes von Compliance-Software für Ihre Compliance-, Screening- und Due-Diligence-Prüfungen
Investitionen in Softwarelösungen wie die Denied Party Screening Software von Descartes Systems können Unternehmen in die Lage versetzen, mit der zunehmenden Komplexität umzugehen, die durch geopolitische Instabilität, Handelsspannungen und Unterbrechungen der Lieferkette verursacht wird. Eine solche Software zentralisiert und rationalisiert den Screening-Prozess über verschiedene Geschäftsfunktionen hinweg und mindert so das Risiko von Unterbrechungen. Ein engagiertes Compliance-Team kann diese Geschäftsfunktion von einer Kostenstelle in einen Wertschöpfer verwandeln, indem es dem Unternehmen hilft, neue Märkte zu erschließen und das Risiko der Interaktion mit einer verweigerten Partei zu verringern. Die Einführung von Softwarelösungen ist jedoch nicht unproblematisch. Für eine wirksame Umsetzung und Nutzung können bestimmte technische Kenntnisse erforderlich sein. Es kann Einschränkungen aufgrund der Dateneingabe geben, und die Qualität der Ausgabe hängt stark von der Qualität der Eingabedaten ab.
| Outsourcing an Anwaltskanzleien/Beratungsunternehmen | Verwendung von Compliance-Software (z. B. Descartes DPS) | |
| Vorteile | 1. Flexibilität bei der Erfüllung schwankender Compliance-Anforderungen 2. Anpassungsfähig an sich ändernde Vorschriften 3. Kostengünstig für kleinere Unternehmen | 1. Zentraler und einheitlicher Screening-Prozess 2. Kann mit den sich weltweit ändernden Vorschriften Schritt halten 3. Kostengünstig bei langfristig hohem Transaktionsvolumen 4. Verwandelt Ihre Unternehmensfunktion von einer Kostenstelle in einen Wertschöpfer 5. Die Verantwortung für etwaige Verstöße gegen die Vorschriften liegt nach wie vor bei Ihrem Unternehmen 6. Ad-hoc-Verfügbarkeit und einfache Abrufbarkeit von Prüfpfaden |
| Nachteile | 1. Mögliche finanzielle Auswirkungen aufgrund des Umfangs der Dienstleistungen 2. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit 3. Abhängigkeitsfragen 4. Skalierbare Lösung 5. Die oberste Verantwortung des eigenen Unternehmens erfordert grundlegende Compliance-Fähigkeiten | 1. Wie bei jeder Software gibt es eine Lernkurve/ein Training ist erforderlich 2. Die Qualität der Ausgabe hängt von der Qualität der Eingabedaten ab 3. Mögliche Einschränkungen aufgrund der Dateneingabe |
Abwägung der Optionen für das Denied Party Screening
Nach Abwägung der Vor- und Nachteile beider Optionen wird deutlich, dass die richtige Wahl von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen des jeweiligen Unternehmens abhängt. Manche finden, dass die Kontrolle und die Möglichkeiten, die ein integriertes System eines Drittanbieters für das Risikomanagement bietet, für sie am besten geeignet sind. Andere hingegen bevorzugen vielleicht die persönliche Betreuung und die umfassenderen Dienstleistungen, die mit der Auslagerung an eine Anwaltskanzlei oder ein Beratungsunternehmen einhergehen können.
Bei der Bewertung von Softwarelösungen sollten Unternehmen auf Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme, Aktualisierungen und Kundensupport achten. Außerdem sollte eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden, bei der sowohl die kurzfristigen als auch die langfristigen Kosten, potenzielle Einsparungen und die finanziellen Auswirkungen der Nichteinhaltung der Vorschriften berücksichtigt werden. Unser Einkaufsführer kann Ihnen dabei helfen.
